E-Mail Archive – Das effiziente und sichere Management für Ihre Kommunikation

Jeden Tag versenden wir unzählige Nachrichten über verschiedene Kanäle, aber vor allem in der Geschäftswelt sind es die E-Mails als Kommunikationsmittel, welche unverzichtbar sind. Über diese empfangen wir wichtige Informationen, treffen Vereinbarungen, bekommen Erinnerungen zugesendet und vieles mehr. Bei dem ganzen Verkehr sollten auch Sie die Sicherung Ihrer Unternehmenskommunikation nicht aus den Augen lassen. Wie sollten diese Mails verwaltet und sicher archiviert werden? In diesem Beitrag erfahren Sie alles Interessante über E-Mail-Archivierung, die Vorteile eines E-Mail-Archivs und wie n’cloud Ihnen helfen kann.

E-Mail Archivierung: Wie funktioniert das?

Bei der E-Mail-Archivierung werden Ihre firmeninternen Mails in einem dafür vorgesehenen Archivsystem gespeichert und abgelegt. Durch diese Archivierung können Ihre E-Mails langfristig, unverändert und vor allem sicher gelagert werden und Sie können jederzeit auf alle zugreifen. Es werden alle ein- und ausgehenden Nachrichten erfasst und in Ihrem Originalzustand gespeichert. Die Nachrichten können immer wiederhergestellt und angeschaut bzw. genutzt werden, damit Ihr Arbeitsflow und Alltag nicht komplizierter ist, als er sein muss.

Die E-Mails können nach verschiedenen Kriterien wie Datum, Absender, Empfänger oder Betreff archiviert werden. Damit sie den Überblick in der sicheren Umgebung des E-Mail Archivs behalten.

Die Vorteile eines E-Mail Archivs

Das professionelle E-Mail-Archiv von n’cloud bietet auch Ihnen zahlreiche Vorteile:

1. Rechtssicherheit und Compliance:  Das E-Mail-Archiv stellt sicher, dass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und im Falle von Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten alle wichtigen Informationen direkt bereitstellen kann. Besonders in der Schweiz ist das Einhalten aller Vorschriften des OR und der GeBüV wichtig.  

2. Datensicherheit und Schutz vor Verlust: Datenverlust war einmal, durch die zentrale Speicherung Ihrer E-Mails minimieren Sie das Risiko von Datenverlusten stark. Selbst wenn Ihr Mitarbeiter versehentlich eine wichtige E-Mail löscht, bleibt diese im Archiv erhalten.
3. Effiziente Suche und Wiederherstellung: Ein gutes E-Mail-Archivsystem ermöglicht eine schnelle und effiziente Suche nach archivierten Nachrichten. Nie wieder lange suchen, mit der Archivierung können Sie innerhalb weniger Sekunden auf alle Informationen zugreifen.
4. Speicherplatzersparnis: Sie lagern Ihre Mails aus und gewinnen dadurch Speicherplatz auf Ihren Servern und in den Postfächern.
5. Backup und Wiederherstellung: Ein E-Mail-Archiv dient auch als zusätzliche Backup-Lösung, die im Falle eines Systemausfalls oder einer Datenkorruption Ihnen eine schnelle Wiederherstellung ermöglicht.

Die E-Mail Archivierung mit n’cloud

Wir von n’cloud bieten Ihnen eine umfassende Lösung für die E-Mail-Archivierung, die speziell für Outlook-Nutzer und Microsoft 365 Mailboxen entwickelt wurde. Die n’cloud E-Mail-Archivierung basiert auf der bewährten Technologie von MailStore, die für ihre Zuverlässigkeit und Sicherheit bekannt ist.

Mit n’cloud E-Mail-Archivierung profitieren Sie von folgenden Funktionen:

• Langfristige und unveränderliche Speicherung: Ihre E-Mails werden sicher und unveränderlich archiviert, sodass Sie jederzeit auf die Originalnachrichten zugreifen können.
• DSGVO-Konformität: Die Lösung entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und gewährleistet somit die Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen.
• Flexibilität bei der Aufbewahrungszeit: Reduzieren Sie Ihren Serverspeicher und verbessern Sie die Systemleistung, indem Sie selbst bestimmen, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen und wann sie aus Ihrem Outlook gelöscht werden.
• Integration mit Microsoft 365: Die n’cloud E-Mail-Archivierung ist vollständig kompatibel mit Microsoft 365, sodass Sie auch Ihre Microsoft 365 Mailboxen problemlos archivieren können.
• Optimierte Suche und Verwaltung: Dank der leistungsstarken Suchfunktionen von MailStore finden Sie jederzeit schnell und einfach die gewünschten E-Mails.

5 Tipps, um Ihre E-Mails sicher zu halten

Ausserhalb des E-Mail Archives haben wir ein paar weitere Tipps, um Ihre IT-Infrastruktur und Ihre Nachrichten sicher zuhalten:

1. Regelmässige Backups: Um einen Datenverlust in Ihrem Unternehmen zu vermeiden, erstellen Sie regelmässige Backups Ihrer E-Mails und schützen Sie sich und Ihre Daten damit.
2. Sichere Passwörter verwenden: Starke Passwörter sorgen schon für eine erhöhte Sicherheit, deswegen nutzen Sie am besten nicht den Name Ihres Haustieres und stützen sich auf Passwortmanager oder ähnlich starke Verschlüsslungen.
3. Verschlüsselung: Nutzen Sie Verschlüsselungstechnologien, um Ihre E-Mails vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dies gilt sowohl für die Übertragung als auch für die Speicherung von E-Mails.
4. Phishing-Angriffe erkennen und vermeiden: Seien Sie wachsam gegenüber Phishing-E-Mails und lernen Sie, verdächtige Nachrichten zu erkennen. Kommt Ihnen etwas Verdächtig vor, lassen Sie lieber die Finger davon und klicken Sie niemals auf die Links oder Anhänge.
5. Regelmässige Schulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und sich selbst für Sicherheitsrisiken im E-Mail-Verkehr und besuchen Sie Schulungsprogramme, welche die Gefahren und Lösungen erklären, um mehr Leichtigkeit in Ihrer Datensicherheit zu bekommen.

Lagern Sie Ihre E-Mails langfristig und sicher mit der E-Mail-Archivierung von n’cloud. Durch die Implementierung eines Archivs und weiterer Massnahmen können Sie jederzeit sicher uns gewählt auf Ihre Kommunikation zugreifen, ohne unnötige Gedanken über Datenverluste oder Informationsklau.